Tchau, Tchau, Home Office. Bem-vindo, “World Office”

• 33% a disponibilidade de Equipamentos.
• 30% a adaptação dos funcionários
• 27% a conexão de internet.

E esses resultados não são surpreendentes tendo em vista a mudança abrupta do cenário de trabalho. O primeiro ponto talvez seja o mais óbvio, mas, é preciso lembrar que não estamos falando somente de computadores e/ou tablets, mas, de microfones, câmeras, teclados, cadeiras ergonômicas e outros itens que em um piscar de olhos se tornaram essenciais para alcançar um bom desempenho.

O segundo item é ainda mais complexo, pois é nele que se concentram os grandes desafios de se trabalhar em casa. Onde antes havia a distância física para separar (conscientemente ou não) o trabalho da rotina de casa, agora existem apenas alguns passos de distância de um cômodo para outro; às vezes nem isso. As tarefas de casa se misturam na construção de relatórios, apresentações e planilhas, e não foi incomum ver filhos e filhas de colegas nas reuniões e dailies.

Em um cenário como esse é preciso que não somente os colaboradores busquem se adequar à nova rotina, mas, que as empresas busquem o protagonismo de ofertar não somente os itens básicos (auxílios para melhoria de conexão e equipamentos por exemplo) como também uma reformulação na estrutura de trabalho, diálogos e ressignifique a obtenção de resultados e progressos de uma equipe.

Mas, para que tudo isso aconteça, se faz mais do que latente a necessidade de um espaço virtual que não somente permita isso, como também, abrace as interações e relações de trabalho de maneira orgânica, plural e colaborativa.

Parte 2: Sobre a realidade.

O CESAR é um centro de inovação e, não somente por isso, já trazia muitos dos adjetivos e necessidades acimas acobertadas mesmo antes da pandemia e do lockdown (sugiro a leitura do artigo “Como é ser designer no CESAR”). Ainda assim, nem todos os projetos dentro da casa funcionavam em rotina home office e em todos os setores da empresa as adaptações tiveram que ir acontecendo de um jeito ou de outro.

A verdade é que a maioria dos conceitos revolucionários como “evitar o uso de múltiplos meios de comunicação” ou “focar a cobrança na entrega e não na presença” e outros bordões que surgiram focados em qualidade de vida já eram seguidos e utilizados dentro de nossas células e projetos.

No meio dessa revolução cultural/social/digital diversas empresas buscaram o CESAR para construção de plataformas e ferramentas que apoiassem seus processos na chamada “transformação digital” dentre muitos, os autores deste artigo se viram em um projeto novo nascido já nessa “nova fase home office”.

A estrutura de desenvolvimento e inovação por meio do Design foi semelhante a que multiplicamos no CESAR:

Para saber mais sobre o processo de Design que desenvolvemos aqui no CESAR é só clicar aqui.

O cliente do projeto em que estamos atuando é de fora do país e os stakeholders envolvidos são de diversos lugares do globo, assim, mesmo que presencialmente teríamos que nos comunicar por vídeo-chamadas. Mas, já no começo da fase de imersão podíamos sentir algumas das dores citadas acima e algumas peculiaridades da nossa equipe e rotina.

Pela manhã, ir a uma sala padrão do meet e sempre que precisávamos tirar uma dúvida com outra pessoa do projeto seguir a ordem:

• Mandar mensagem para saber se estava disponível.
• Agendar uma hora para o papo.
• Criar sala.
• Conversar.
• Voltar para a sala original.

Além de longo, a pior parte desse processo de comunicação é que ele não é natural. É engessado. A dinâmica entre as equipes (Dev, QA e Design) até poderia funcionar bem, mas, quando essas partes se encontravam o engajamento e a presença (a verdadeira e não a de “corpo presente”) nem sempre acontecia.

Para tentar contornar isso, momentos com câmera aberta foram incentivados, pequenas reuniões para conversar miudezas e quebrar o gelo também aconteceram até uma dinâmica de pagamento de pizzas para quem errasse a ordem escolhida para daily (teve gente que ficou devendo tanta pizza que vale mais a pena pagar um rodízio), assim como incluímos as dailies temáticas onde toda sexta alguém escolhia um tema para que todos pudessem participar fantasiados ou com algum adorno no cenário da webcam.

Mas, apesar dos esforços, ainda se sentia no ar aquele clima de primeira apresentação de um grupo formado do zero na faculdade. Eis que, por indicação de um dos nossos estagiários, a equipe de Design conhece o Gather Town.

Parte 3: Sobre o Gather Town

O Gather Town, ou somente Gather para os íntimos, é um metaverso. Resumidamente, um espaço virtual para reunir pessoas. Assim, simples e bem generalista mesmo. No Gather cada pessoa pode criar um avatar que vai lhe representar no digi-mundo. Na versão gratuita, o espaço tem uma limitação de 25 pessoas simultâneas.

Com um visual simples que relembra jogos clássicos dos anos 90 (com a chamada Pixel Art), o Gather permite que o usuário se comunique com outras pessoas por proximidade. Também é possível customizar a privacidade de áreas ou salas específicas caso alguém não queira ser incomodado, ou seja necessária uma sala de reuniões.

Além disso, alguns objetos do gather são interativos como um timer (para execução solo ou compartilhada da prática pomodoro) e até alguns fliperamas para desopilar em alguns jogos onlines.

A customização do ambiente é o maior ponto forte do Gather; Caso o dono do espaço permita é habilitada uma construção colaborativa do cenário virtual, então, não somente as necessidades funcionais são supridas como também você pode personalizar a sua baia liberando seu lado artístico para a alegria de todos.

Em uma espécie de “metaverso” e com regras escritas e não escritas o escritório virtual de fato ganha vida, baias se tornam limites reais e salas de reunião, salas de jogos, cafeterias e até filtros de água ganham um significado maior, melhorando o Gather de uma mera ferramenta burocrática em um micro mundo, ou um world office, como esse pequeno texto gostaria de chamar.

Parte 4: O nosso cantinho

Pouco depois de um dia da equipe de Design conhecer o Gather, os 4 integrantes (na época 2 estagiários, 1 junior e 1 pleno) já exploravam o espaço virtual padrão a fim de testar as funcionalidades e limitações do sistema.

Por isso o “mapa” escolhido foi o padrão Tiny Office feito pela própria equipe do Gather Town:

Pela imagem acima já é possível ver diversas funções do Gather. A mais especial dela é a de espaço privado. Observando de perto você pode ver números que indicam uma região onde somente indivíduos posicionados sobre os pisos marcados podem se ouvir (evitando que transeuntes interfiram na comunicação).

Os 4 integrantes da equipe de design então começaram também a personalização do espaço, primeiramente usando apenas objetos e imagens do próprio Gather, mas, depois, criando os próprios pixel arts, ou utilizando de bancos gratuitos da internet.

O perfil da equipe de design era de jogadores, e esse era um ponto que sempre ficou na nossa cabeça:

Pessoas não habituadas a jogos eletrônicos também conseguem utilizar o gather com facilidade?

Pensando em simplificar ao máximo o seu uso observamos a rotina das outras equipes e preparamos nosso mapa para que em determinada hora do dia bastasse guiar o seu personagem para um local onde o evento rotineiro fosse acontecer, como por exemplo, as mesas de reunião.

Espalhamos também pontos para que as pessoas levassem seus personagens caso eles fossem dar uma saída rápida para um café ou uma água:

E por último mas não menos importante adicionamos um púlpito para que a liderança pudesse se comunicar diretamente com todos os integrantes da equipe de uma só vez:

No começo, o restante dos espaços foram mantidos em seu formato original e apenas as baias foram personalizadas com um ou outro item pessoal. Mas, isso só durou até todo o restante da equipe vir, pois, os espaços foram aumentando (assim como as personalizações das baias), novas necessidades foram surgindo (como a sala para reuniões 1×1) e principalmente: Quando os usuários começaram a se apegar e a se divertir com o nosso pequeno metaverso.

Ao ponto que hoje o mapa do projeto está assim:

Algumas barreiras ainda duraram um pouco, como se situar que participar dos eventos da agenda do google não significava mais clicar no link do Meet que era adicionado por padrão lá, mas, com o tempo isso foi facilmente superado e os pontos positivos de compartilhar um espaço/escritório virtual superaram esses desafios. Inclusive:

Parte 5: Privacidade e segurança

Sabemos que trabalhar em home office significa também ter responsabilidades em questões de segurança de dados, ainda mais agora que a LGPD entrou em vigor. Durante o ano de 2020 os ataques virtuais aumentaram 99,23%, comparados a 2019, e devemos, é claro, nos questionar se os serviços que utilizamos no dia a dia são de fato seguros.

A partir deste link você pode ter acesso a política de privacidade do Gather Town e decidir se é uma boa escolha para você, sua equipe ou empresa.

Parte 6: Os pontos positivos do Gather ou E atenção se liga aí que agora é hora da revisão.

O Gather foi proposto como parte da solução para aproximar a equipe de trabalho, e diminuir a sensação de isolamento, vendo a atividade de pessoas reais, mesmo que interagindo digitalmente circulando dentro do escritório.

No escritório virtual construído, cada um pode organizar sua própria mesa de trabalho, como seria no ambiente real, personalizando de acordo com seus gostos e preferências, e sendo aquele o local onde poderia ser facilmente encontrado. Além disso, foram criadas salas de reunião, de convivência, refeitório, e até sala de jogos.

Um grande benefício foi a diminuição da quantidade de reuniões durante o dia. O Gather resgatou a oportunidade de caminhar até a mesa do colega e tirar uma dúvida rápida sobre alguma questão onde se estava tendo alguma dificuldade, sem ser necessária a marcação de uma reunião para isso, alocando um horário após a consulta nas agendas dos envolvidos.

A noção de local físico que o Gather trouxe foi tamanha que se tornaram comuns frases como “vou passar minha vez para o colega que está ao meu lado”, e “vou voltar para a minha mesa” após uma reunião… Hoje, quando passeamos com o avatar que criamos dentro do nosso escritório virtual, podemos ver colegas reunidos na sala de reuniões, ou na mesinha de café.

Parte 7: O que dizem os usuários

Para a construção desse artigo rodamos internamente um formulário pedindo comentários sobre o uso do Gather para que toda a equipe pudesse comentar o uso da ferramenta. O questionário tinha 5 perguntas:

1. Você já trabalhou de maneira remota antes?
2. Quais eram suas expectativas para o modelo home office antes de entrar no projeto? Quais ferramentas e rotina você imaginou que teria?
3. Qual a sua opinião sobre a adoção do Gather como ambiente de trabalho virtual?
4. Você tem sugestões para a melhoria do ambiente?
5. Você encontrou alguma limitação da plataforma que gostaria de compartilhar?

As respostas foram 100% favoráveis ao uso do Gather. A grande maioria dos participantes do projeto já tinham alguma experiência com uma modalidade remota de trabalho e por isso esperavam o uso de ferramentas padrões para comunicação por mensagem(Slack, Teams) e alguns momentos em vídeo conferência(Meet ou Zoom).

O maior destaque das resposta diz respeito a facilidade de comunicação, como dito por um colega de projeto no questionário:

“A noção de estar no mesmo ambiente de trabalho, mesmo que virtual, facilitou as conversas formais e informais entre os times, aumentando o engajamento e entrosamento entre as pessoas.”

Integração e interação com colegas de trabalho de maneira mais rápida e natural pode parecer pouco, mas, a comunicação em projetos, principalmente os que envolvem desafios de inovação, precisam de uma eficácia grande em tempo de resposta, afinal, as dúvidas não podem perdurar por muito tempo. E por isso o Gather encaixou tão bem no projeto.

Mesmo colaboradores que não são acostumados com jogos digitais ficam muito contentes de ter uma resposta rápida para uma dúvida indo na baia de um colega; além de todo o lado lúdico de se divertir customizando sua baia e seu ambiente de trabalho (como relatado abaixo em outra resposta do questionário):

“O ambiente parece realmente um escritório, você consegue acompanhar se membros da equipe estão disponíveis ou não. Além disso, é possível criar um ambiente customizado.”

O questionário também mostrou 2 pontos de melhoria para o nosso ambiente (além de alguns para o gather em si) na pergunta 4:

“Talvez criar ambientes de foco”.

“Acho que algo que poderia agregar seria um log de regras do ambiente de trabalho.”

Com isso em mente, a equipe de Design (por trás da apresentação do Gather para o restante do projeto) começa a pensar em soluções simples, como uma placa com as regras escritas na entrada do escritório e um sessão de onboarding (nunca aconteceu, acredita? fui tudo realmente orgânico, olhando para trás…) mais detalhada com novos integrantes.

Você pode conferir todas as respostas ao formulário aqui.

Conclusão

O incentivo da empresa para buscar novas soluções, a abertura para inovação e melhorias no processo somados a um momento de necessidade de experimentação de novos meios de interação social foram a mistura no caldeirão que resultou no uso do gather, assim como, nesse artigo;

Não seria uma tarefa fácil distinguir se a facilidade e adesão ao gather foram impulsionados pela “necessidade” de contato gerada pela pandemia, mas, independente disso, fica claro que 5 meses depois da implementação do Gather a experiência foi um sucesso e todos que passaram pelo nosso escritório virtual devem espalhar a palavra desse pequeno metaverso não importa para onde forem.

PS: Dicas e recomendações

Criando um workspace

Chegamos na parte divertida e criativa da coisa, criar o workspace! Pense na quantidade de pessoas que estão participando do seu projeto ou trabalhando diretamente com a equipe todos os dias na hora de decidir o tamanho dos workspace.

O Gather oferece uma variedade grande de opções para times pequenos e grandes, e com temáticas bem diferentes. Ter um escritório virtual já é legal, mas se esse escritório fosse na verdade uma nave espacial, quem sabe um vila medieval, ou até um navio pirata, isto pode tornar o ambiente um local mais divertido de circular e de estar todos os dias, isto vai depender é claro se sua equipe quer manter um ambiente mais formal ou lúdico para trabalhar todos os dias.

Você pode também criar um workspace do zero, que vai demandar mais trabalho é claro, mas pode tornar o ambiente mais personalizado mediante as necessidades do seu projeto.

Melhorando a comunicação indireta

Uma boa prática dentro do workspace é a definição de ambientes que vão indicar mensagens indiretas para os integrantes do time. Dentro do nosso workspace temos regiões de daily, almoço, mesinha do café, água, sala de estar… entre outros. Quando estamos nestes ambientes nossa equipe pode ter uma ideia do que estamos fazendo ou de nossa disponibilidade, solucionando um dos problemas que acontecem quando utilizamos ferramentas como o google meets ou zoom.

Para exemplificar, vou dizer como costumo utilizar o ambiente do gather: Quando estou trabalhando e preciso focar numa atividade, geralmente fico dentro da minha baia, onde as pessoas sabem que estou disponível e podem aparecer para conversas rápidas mas sabem que estou dentro do meu espaço pessoal (respeitem o espaço pessoal dos colegas!), mas quando estou em uma atividade mais tranquila, fico numas das mesas de reuniões onde qualquer um pode chegar pra bater um papo ou discutir algum assunto do projeto.

Às vezes (pelo menos 5 vezes ao dia) eu me levanto pra buscar um café, quando faço, deixo meu personagem na mesinha do café que serve como um “volto jaja” pra quem me vê ali.

Lista de ambientes e funções:

Baia: Ambiente pessoal do indivíduo

Cafeteria / mesinha do café: Para momentos onde levantamos do computador para realizar uma tarefa rápida, servindo como um “volto jaja”

Refeitório: para quando estivermos no intervalo para comer

Mesa de reuniões: Um ambiente mais descontraído mas que também pode ser utilizado para discussões da equipe.

Sala de reuniões gerais: aqui acontecem as reuniões mais importantes da equipe, como dailys, definições da sprint, ou qualquer coisa que sua equipe julgar relevante.

Sala de reuniões privadas: Para momentos que precisamos conversar algo mais pessoal com nossos gestores ou colegas sem que outras pessoas atrapalhem ou interrompam a conversa.

Sala de jogos: já largou mas quer continuar conversando ou jogar algo com o pessoal? porque não uma sala de jogos não é mesmo. (ps: deixa essa sala mais escondida

Estes são apenas alguns que utilizamos e que fazem sentido no nosso dia a dia, use a criatividade para criar novos ambientes quando for necessário!

Personalização

Todo mundo gosta de ter um lugarzinho com a sua cara, não é mesmo? Nós utilizamos a livraria de objetos do gather para personalizar tanto nossas baias quanto o ambiente de maneira geral, geralmente envolvendo alguma temática do ano como natal, páscoa, são joão… já fizemos até um concurso da baia mais bonita valendo um voucher no ifood!

Caso a mudança de protocolo não seja chamativa para um equipe que está acostumada em realizar reuniões e conversas no zoom ou no google meets, a possibilidade de personalizar seu próprio ambiente e personagem pode tornar a opção do Gather Town mais chamativa, servindo como porta de entrada para os outros benefícios que podem vir a partir de sua utilização e também no entrosamento da equipe como um todo.

É isso, espero que as dicas e práticas de como criamos e usamos nosso espaço virtual sejam inspiradoras e que melhorem a rotina e o trabalho de muitas pessoas por aí!

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Artigo escrito pelos nossos colaboradores Felipe Malafaia Alves, Caio Melo e Danilo Fulber e divulgado originalmente no Medium de Felipe Malafaia.