Por onde começar a definir desafios para a inovação aberta?

Autora: Amanda Lopes – UX Designer no CESAR.Labs e Mestranda do CESAR School
Co-autores: Miguel Gaia – Consultor de Empreendedorismo e Inovação Aberta no CESAR.Labs
Izabella Cavalcanti – UX Designer e Design Lead no CESAR.Labs 
Nathália Bandeira-  Apoio Técnico da Diretoria de Negócios e Eficiência da Compesa e Doutoranda em Ciências Biológicas UFPE
Rômulo Souza- Assessor da Diretoria de Negócios e Eficiência da Compesa e MBA em tecnologia para negócios: IA, big data e Data science
 

O desafio

Um dos caminhos mais procurados hoje por organizações que precisam se transformar para permanecerem sustentáveis no tempo é a Inovação Aberta, processo através do qual se busca co-criar novas soluções com atores externos à empresa. Para isso, a organização abre seus desafios (oportunidades e dificuldades) – geralmente complexos demais para serem resolvidos da porta pra dentro -, e esperam assim atrair parceiros com capacidades e competências complementares para resolvê-los. 

Para que o plano dê certo, é preciso oferecer ao mercado desafios claros, concisos e atrativos do ponto de vista técnico e de negócio, geralmente especificados em briefings de inovação detalhados, a serem utilizados na etapa de chamamento ou consulta ao mercado.

Mas, por onde começar quando há pouco tempo e recursos disponíveis para levantar, classificar e selecionar desafios relevantes à organização e a seus futuros parceiros?

Foi com essa provocação que co-criamos, junto com a Companhia de Saneamento (COMPESA) – empresa brasileira que há 50 anos detém a concessão dos serviços públicos de saneamento básico no Estado de Pernambuco -, um processo decisório rápido e efetivo para identificar desafios relevantes em apenas 2 workshops com duração de 3 horas cada. 

Por causa da pandemia, todo o trabalho foi feito de forma remota. Era tudo hipótese, mas deu certo! Então, nosso intuito com este artigo é apresentar esse framework para que sua empresa também possa utilizá-lo nas suas iniciativas de inovação aberta. Vamos lá?

Premissas

Antes, vamos olhar para as premissas pro primeiro de trabalho:

• Liste as prioridades de melhoria da empresa para os próximos anos, se possível retirando do planejamento estratégico da empresa. Pergunte-se: quais macro-desafios ou temáticas são essenciais para a empresa atualmente?
• Identifique pessoas-chave (stakeholders), tais como líderes com conhecimento técnico e/ou de negócio relevantes a cada um dos pontos levantados;
• Convide os stakeholders formalmente a participarem do processo. Não se esqueça de reunir a todos para explicar-lhes o que é, para que serve e porque fazer inovação aberta para sua empresa, apresentando-lhes o projeto e tirando as dúvidas do grupo;
• Coloque todos os participantes numa lista, com telefones e e-mails, caso precise;
• Utilize alguma das plataformas de comunicação remota para criar um grupo de trabalho;
• Por fim, tenha certeza de garantir um espaço na agenda de todos para que possam se dedicar aos dois workshops e a follow ups pontuais que possam ser necessários durante a jornada.

Agora, vamos ao framework!

O framework

Realizamos dois workshops divididos em duas sessões: uma inaugural, com o intuito de mapear oportunidades de inovação dentro das temáticas escolhidas, e um workshop final, com foco na discussão e votação conjunta sobre quais temáticas de inovação abordar prioritariamente. 

SESSÃO 1 – IDENTIFICANDO OS DESAFIOS

PASSO 1 – REVISÃO DE MACRO DESAFIOS

Duração: 40 minutos
Objetivo da etapa: alinhar todos os participantes com os macrodesafios da empresa e dar visibilidade sobre quais problemas e/ou áreas de oportunidades temos para inovar. 

Para a análise dos macrodesafios, é necessário reservar parte do tempo para que os stakeholders estratégicos possam lê-los e discuti-los dentro do tempo planejado, com o objetivo de alinhar a informação e verificar se todos estão de acordo ou se possuem algum outro ponto a acrescentar. 

Os macrodesafios da empresa podem ser retirados de um documento interno, site ou qualquer outro documento estratégico. No caso da COMPESA, seus macrodesafios estavam alinhados com o ciclo de saneamento e com os objetivos de desenvolvimento sustentável da ONU e foram retirados do Portal de Parceiras da Compesa e estruturados da seguinte forma dentro do board: 

PASSO 2 – BRAINWRITING DE DESAFIOS

Duração: 20 minutos
Objetivo da etapa: realizar um Brainwriting livre com o objetivo de estimular o surgimento de desafios e insights de oportunidades e permitir o compartilhamento de entre o grupo. 

A partir dos macrodesafios identificados, os participantes devem ser convidados a pensar sobre problemáticas  ou oportunidades de mercado dentro da empresa. Como metodologia para o primeiro workshop, utilize a técnica de ideação Brainwriting , cujo objetivo é estimular a criatividade de maneira escrita em post-its (virtuais ou em papel, a depender se o workshop for presencial ou remoto) e permitir o compartilhamento e insights valiosos com foco nos problemas internos e oportunidades de mercado.

PASSO 3 – AGRUPAMENTO DAS OPORTUNIDADES

Duração: 40 minutos. 
Objetivo da etapa: reagrupar em áreas específicas os problemas e/ou oportunidades que identificamos através do brainwriting.  

No nosso caso em estudo, tínhamos as seguintes áreas pré-definidas para alocação das problemáticas e oportunidades levantadas: 1. Tratamento de Água | 2. Economia Circular | 3. Desenvolvimento de Negócio | 4. Gestão de Energia | 5. Água (reservação, adução, distribuição e comercialização) | 6. Melhorar Relação com o Cliente | 7. Recursos Hídricos | 8. Gestão/Governança | 9. Esgoto (coleta, afastamento e tratamento):

Com isso, chegamos ao final de nosso primeiro workshop, restando apenas discutir e priorizar os desafios levantados no segundo workshop. Vamos!

SESSÃO 2 – Priorização de Desafios

A principal missão da segunda sessão de Workshop foi definir e priorizar desafios e oportunidades de Inovação, para isso, utilizamos a Matriz Intensidade x Frequência e a Matriz de Escala X Impacto. 

PASSO 4 – Divisão de grupos

Duração: 10 minutos.
Objetivo da etapa: apresentar e revisar os post-its com os novos desafios que emergiram da primeira sessão de workshop, para dividir em grupos de trabalho de acordo com as pessoas que poderiam responder melhor em relação ao desafio.

Antes do workshop, defina grupos de trabalho, de acordo com as afinidades e especialidades dos participantes para lidar com a área temática específica.

A partir da revisão dos post-its que surgiram da etapa de brainwriting, apresente os novos desafios e divida os grupos de trabalho em salas. No caso da Compesa, ficou assim:

PASSO 5 – Matriz de Intensidade x Frequência

Duração: 40 minutos
Objetivo da etapa: Priorizar o que foi produzido na primeira sessão do workshop dentro dos dois eixos da matriz, vertical (intensidade do problema) e horizontal (frequência do problema).

A Matriz de Intensidade x Frequência, inspirada na matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz Eisenhower ou matriz urgente/importante, é uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho. Dentro da matriz de intensidade x frequência, a urgência significa intensidade do problema x frequência do problema. 

Ao atribuir tarefas a um dos quatro quadrantes abaixo, pode-se determinar a urgência delas e descobrir como lidar com elas de maneira apropriada:

1. Primeiro quadrante: urgente e importante (tarefas a serem concluídas imediatamente). São tarefas para “fazer primeiro”. Elas são, normalmente, solicitações de última hora que surgem devido a circunstâncias imprevistas. Geralmente, tarefas como esta devem ser concluídas imediatamente ou no mesmo dia. Exemplos incluem cobrir um projeto para um colega doente ou lidar com uma emergência imprevista, como uma interrupção da cadeia de suprimentos.
2. Segundo quadrante: importante, mas não urgente (tarefas a agendar para mais tarde). São metas/tarefas de longo prazo que são importantes, mas não têm um prazo particularmente rígido, por isso, você pode programá-las para conclusão posterior. Exemplos incluem a obtenção de uma qualificação profissional ou planejamento para a meta de negócios de longo prazo, como redução de orçamento.
3. Terceiro quadrante: urgente, mas não importante (tarefas para delegar a outra pessoa). São tarefas que precisam ser concluídas imediatamente, mas podem não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção, o que significa que podem ser delegadas a outros membros da sua equipe. Exemplos incluem trabalho rotineiro ou longas reuniões/chamadas telefônicas sem um propósito claro.
4. Quarto quadrante: nem urgente nem importante (tarefas a serem eliminadas), estas tarefas são uma distração e devem ser evitadas, se possível. Em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas. Exemplos incluem atividades sociais ou pausas para chá/café desnecessariamente longas.

As imagens abaixo demonstram a matriz utilizada e o resultado de cada grupo trabalhado com a Compesa:

Uma vez concluída a Matriz de Intensidade x Frequência, passamos à Matriz de Escala X Impacto, detalhada a seguir. 

Passo 6 – A Matriz de Escala X Impacto

Duração: 45 minutos
Objetivo da etapa: identificar qual desafio traz maior impacto para o negócio e também qual tem maior escalabilidade, refletindo se é um desafio apenas da empresa em questão ou de vários negócios. 

A partir da identificação e priorização do que era mais frequente e urgente de cada grupo, reúna todos os grupos para realizarem uma única Matriz de Escala x Impacto, olhando apenas para os post-its que estiverem no quadrante “é muito, muitas vezes” da matriz de Intensidade x Frequência.

A Matriz de Escala X Impacto, inspirada na matriz de matriz Ansoff consiste basicamente em cruzar dois eixos: mercados e produtos. A ideia de Igor Ansoff foi cruzar esses elementos de forma a criar novas oportunidades para a organização, além de explorar melhor aquelas que já existem. A base do seu raciocínio está na expansão e na diversificação da empresa. Dentro da matriz aplicada no workshop, adaptamos a metodologia e dividimos nos seguintes dois eixos, vertical e horizontal:

• ESCALA (vertical): A potencial solução resolveria um desafio de todo setor ou até mesmo de outros mercados (alta escalabilidade), ou somente da organização (baixa escalabilidade)?
• IMPACTO (horizontal): A resolução do Desafio teria um impacto alto ou baixo na recriação, crescimento e competitividade da organização? 

Assim os participantes de cada grupo devem ser convidados a priorizar o que produziram no último WorkShop. 

No caso da Compesa, cada grupo inseriu as oportunidades e problemáticas dentro de cada quadrante. As equipes possuíam uma cor específica para facilitar a identificação, conforme imagens abaixo:

Passo 7 – Votação e priorização

Duração: 30 minutos
Objetivo da etapa: votar e priorizar as oportunidades de inovação

A partir dos post-its transferidos de cada grupo e colocados no quadrante representando desafios de alta escala e impacto, realiza-se uma votação e priorização dos desafios para chegarmos aos desafios principais que devem ser trabalhados na chamada de inovação aberta.
Com isso, chegamos ao final do nosso segundo workshop. Faltava apenas desenvolver melhor os desafios em títulos concisos, claros e atrativos, para que possam servir de base à atividade de detalhamento e escrita dos briefings de inovação. 

Pós workshops

Após os dois encontros, deve-se realizar follow ups síncronos e assíncronos com cada uma das equipes para evolução das escritas dos títulos dos desafios mais prioritários. Alguns dos desafios da Compesa, já detalhados, podem ser lidos aqui. 

O framework utilizado para a especificação e escrita dos briefings finais fica pra um outro post, aguardem. Enquanto isso, mãos à obra!

Conclusão

Há inúmeras formas de levantar, selecionar e priorizar desafios de inovação, mas em um contexto onde não haja muito tempo e recursos disponíveis, acreditamos que o framework apresentado aqui é um caminho rápido, efetivo e eficaz. 
Todos os desafios escolhidos ao final da dinâmica terão sido construídos e votados em comum acordo, com a participação das principais lideranças e especialistas das áreas envolvidas e permitindo uma intensa colaboração e troca de informações que certamente entregará um excelente resultado. Com esse framework, esperamos que mais e mais empresas possam se preparar e executar ações e programas de inovação aberta com sucesso, fomentando e co-construindo inovações que melhorem a vida das pessoas. Bom trabalho!