Automatização: o que é, para que serve e muito mais!

Automatizar processos significa tornar as atividades, que antes eram feitas manualmente, em automáticas — tudo através da tecnologia. Mas esse conceito vai muito além disso e pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, tanto que vem cada dia mais sendo adotado por organizações nos mais diversos setores.

Neste conteúdo, vamos explorar o que é a automatização de processos, seus objetivos, benefícios e como automatizar atividades. Além disso, vamos discutir como identificar as tarefas que podem ser automatizadas e o que esperar de uma empresa após essas otimizações!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos é a aplicação de diferentes tecnologias para a realização de atividades que antes eram realizadas por humanos. Para isso, são utilizados softwares, ferramentas, dispositivos e inovações diversas, fazendo com que as tarefas sejam feitas de forma mais eficiente, rápida e segura — apresentando menos riscos para as pessoas.

Ela pode ser aplicada em diversos setores, como a indústria, educação, comércio, saúde, serviços financeiros e muitos outros. Nas organizações, a automatização pode estar presente na execução de pequenas tarefas, como o envio de e-mails ou atualização de planilhas. Mas, além disso, também pode estar em processos complexos, como a gestão de estoque e análise de dados.

Qual é a diferença entre automação de processos e automatização?

Apesar de parecerem sinônimos, esses termos possuem significados diferentes. Quando falamos de automação de processos, nos referimos a mecanismos que operam sem a intervenção humana. Ou seja, são sistemas capazes de fazerem melhorias em si mesmos para prevenir e evitar erros durante a realização das atividades.

Por exemplo, um sistema de Big Data Analytics é um exemplo de automação. Afinal, ele vai coletar os dados das máquinas e gerar relatórios sobre o desempenho das mesmas, sinalizando quando precisarem de manutenção ou risco de quebra.

Já a automatização precisa de interferência humana para a realização das correções. Muitas vezes, ela ajuda o trabalho humano na realização de atividades repetitivas. Ela auxilia na identificação de melhorias, atendimento das necessidades, diminuição de erros e sobrecarga dos funcionários.

Como exemplo podemos citar o Code Bootcamp, um tipo de maratona de codificação que envolveu atividades de automação durante um dia inteiro. Durante o programa, as equipes focaram no desenvolvimento de scripts automáticos para cobrir diversos testes manuais.

O processo contou com a automação de novos testes, refatoração de códigos antigos, implementação de melhorias, desenvolvimento de soluções e treinamentos. Acesse o nosso conteúdo e saiba mais sobre como aconteceu o Code Bootcamp!

Qual o objetivo da automatização de processos?

 

Conforme comentado brevemente nos tópicos anteriores, a automatização de processos tem em vista aumentar a eficiência, precisão e produtividade das atividades de uma empresa. Tudo isso, feito com o auxílio de tecnologias inovadoras e sistemas automatizados.

Além disso, ela visa reduzir a quantidade de trabalho repetitivo, tornando o fluxo de trabalho dos colaboradores mais produtivo e eficiente. Afinal, as tarefas rotineiras que tomam tempo serão reduzidas. Em resumo, o objetivo principal é tornar as operações eficazes, econômicas, com maior valor agregado e produtos ou serviços de maior qualidade e mais rápidos para satisfazer os clientes.

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Quais os benefícios que a automatização de processos traz?

A automatização de processos traz diversos benefícios para as organizações que a adotam. Veja os principais:

• Redução de erros e inconsistências nos processos;
• Aumento da eficiência e produtividade dos colaboradores;
• Redução dos custos operacionais;
• Redução da dependência de trabalhos repetitivos;
• Melhoria na qualidade do trabalho para os funcionários (menos estresse);
• Melhoria na satisfação do cliente e experiência do usuário (processos mais rápidos);
• Obter relatórios confiáveis rapidamente;
• Gestão segura e eficaz com facilidade;
• Dados acessíveis para o público interno da organização.

Como automatizar um processo?

Primeiramente, para automatizar os processos de uma empresa, é necessário conhecê-la e entender as tarefas realizadas na mesma. Após conhecer as atividades feitas, é possível compreender os pontos de melhora da mesma, essas serão as oportunidades de automatização.

Além disso, também é muito importante escutar os colaboradores que realizam as atividades e entender o que pensam sobre o assunto e quais são suas maiores dificuldades no dia a dia. A automatização pode ajudar muito na realização dos processos que dificultam seus trabalhos e causam estresse. Explicar isso para a equipe os deixará engajados e conscientes das vantagens de automatizar processos.

Após essa etapa, é preciso escolher as melhores tecnologias e aplicar treinamentos, para as mudanças serem aplicadas de forma plena e as ferramentas de automatização serem utilizadas corretamente. Para isso, os treinamentos devem ser contínuos.

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Como saber que um processo precisa ser automatizado?

Existem alguns pontos que podem ser analisados para conseguir identificar se o processo precisa ser automatizado ou não. Veja quais são eles:

1. Alta repetição das atividades: se as tarefas são muito repetitivas, consomem tempo e energia das pessoas e também são passíveis de erros, são ótimos sinais que os processos podem ser melhorados através da automatização;
2. Interação entre sistemas: caso a atividade apresente uma interação com diversos sistemas, podem ser facilmente automatizados, garantindo maior interação e assertividade entre os mesmos;
3. Processos que demoram muito para serem finalizados: esse tipo de atividade demanda muito do colaborador e pode ser facilmente resolvida com a automatização, liberando o funcionário para outras atividades menos estressantes e mais importantes.

O que se espera de uma empresa depois que os processos são otimizados?

Conforme comentado anteriormente, a automatização traz diversos benefícios para as empresas que a implantam. Esses benefícios influenciam positivamente no resultado da organização. Por exemplo, a satisfação dos clientes aumentam, pois a instituição entrega produtos ou serviços de maior qualidade em um tempo menor.

Além disso, é possível realizar decisões mais estratégicas devido à qualidade e quantidade de dados fornecidos. Com isso, a competitividade da empresa no mercado aumenta e ela se torna mais relevante em comparação as demais organizações do mesmo setor.

Por esses motivos e muitos outros, após a otimização dos processos, pode-se esperar trabalhos com maior qualidade, redução do tempo e aumento da satisfação dos clientes.

Esperamos que tenha gostado desse conteúdo. Continue acompanhando nosso blog para conferir mais conteúdos sobre inovação, transformação digital, design thinking e muito mais!